Уважаемые участники, наверняка кто либо закупал лицензионный ExpressionEngine для организации.

Неужели организацию устраивало только лишь наличие лицензионного ключа, прописанного в админке?
(Понятно дело, что владелец может зарегистрироваться на сайте и получить свой инвойс, но будет без всяких подписей и штампов.)

Не требовалось ли им каких либо документов, типа для отчетности для какой или еще для чего.

Вот взять тот же битрикс, там блин есть все что надо и счет фактура и прочие бумажные дела.

Как обстоят дела с ExpressionEngine?

Рассмотрите варианты списания денежных средств,
т.к. документы Вам разработчики не пришлют, соответственно Вы не сможете провести документально Вашу покупку. Да и с оплатой движка от организации потребуется либо кредитная карта либо валютный счет.

Может конечно мы займемся официально, но до этого еще надо дождаться

Неужели организацию устраивало только лишь наличие лицензионного ключа, прописанного в админке?

Обычно да, сумма-то копеечная. Софт на сервере - каких-то претензий от наших органов сложно ожидать (а вот если будут (0.000001% вероятности) - то скорей всего по одинаковой схеме с бесплатным софтом придётся действовать - распечатать и нотариально заверит лицензионный договор и письмо о покупке лицензии). 
А для отчетности -  кому-то достаточно выписки с кредитки(типа вы оплатили), для кого-то - можно включить в договор и от своего имени “перепродать”.